Первый сотрудник: когда нанимать и кого

Первый сотрудник в малом бизнесе появляется, когда собственник понимает, что работает без выходных, а дела всё равно копятся. Но нанять человека и получить помощь это не одно и то же. Если не понятно, какую задачу ему отдать и как проверять результат, работы у собственника станет только больше. Разберём, когда пора нанимать, кого брать первым и как ввести человека в дело.

Признаки, что пора нанимать

• Вы регулярно отказываетесь от заказов или откладываете их, потому что не успеваете.
• Большая часть вашего дня уходит на простые задачи, которые мог бы делать кто-то другой.
• Клиенты ждут ответа дольше, чем готовы ждать.
• Вы не можете заболеть или уехать без потерь для бизнеса.
• У вас нет времени на то, что двигает бизнес: продажи, партнёров, новые продукты.

Если признаки есть, но денег на сотрудника нет, начните не с найма, а с наведения порядка: что из ваших задач можно упростить, автоматизировать или отдать подрядчику разово.

Шаг 1. Посмотрите, на что уходит ваше время

Неделю записывайте всё, чем занимаетесь, с примерным временем. В конце разделите задачи на три группы:

1. Только вы. Ключевые клиенты, стратегия, деньги, договорённости с партнёрами.
2. Можно научить. Повторяющиеся задачи с понятным результатом: обработка заявок, документы, закупки, часть производства.
3. Можно не делать или отдать на сторону. Бухгалтерия, уборка, доставка, дизайн.

Первый сотрудник обычно забирает вторую группу. Третью часто дешевле отдать подрядчикам. Подробнее о том, как выбирать задачи для передачи, в статье про делегирование для собственника.

Шаг 2. Кого брать первым

Универсального ответа нет, но есть правило: первым нанимают того, кто освобождает больше всего вашего времени или приносит деньги.

Если ваше время уходит на	Первым может быть
Ответы клиентам, заявки, переписку	Администратор или менеджер по работе с клиентами
Выполнение заказов руками	Мастер, исполнитель, помощник на производстве
Продажи, но вы их не любите	Менеджер по продажам, но только после описания процесса
Документы, звонки, мелкие поручения	Ассистент

Если первым вы берёте продавца, сначала опишите, как продаёте сами: об этом статья про отдел продаж в малом бизнесе.

На ранней стадии полезнее универсальный человек, готовый браться за разное, чем узкий специалист. Смотрите не только на опыт, но и на то, как человек учится и сообщает о проблемах.

Шаг 3. Посчитайте деньги

Расходы на сотрудника не ограничиваются зарплатой. Кроме неё есть налоги и взносы, рабочее место, техника, время на обучение. И первые недели человек будет работать медленнее, чем вы.

Прежде чем нанимать, ответьте на два вопроса:

• Из каких денег вы будете платить, пока сотрудник не начнёт окупаться?
• Что вы сами будете делать в освободившееся время, и принесёт ли это деньги?

Если на эти вопросы нет ответа, найм может стать причиной кассового разрыва. Держите расходы под контролем: про это статья про финансовый учёт малого бизнеса.

Шаг 4. Как оформить

Основные варианты: трудовой договор, договор гражданско-правового характера или работа с самозанятым либо ИП как с подрядчиком. У каждого варианта свои налоги, обязанности и риски. Важно помнить: если человек фактически работает как сотрудник (по вашему графику, на вашем месте, подчиняется вам), договор подряда или работа с самозанятым не делает его подрядчиком, и это может стать проблемой при проверке. Для работы с самозанятыми есть и отдельные ограничения. О разнице режимов можно почитать в статье самозанятость или ИП, а конкретный вариант оформления лучше обсудить с бухгалтером до выхода человека на работу.

Шаг 5. Первые недели

Именно здесь чаще всего всё ломается. Что помогает:

• Описание задач. Короткий список: что человек делает, как выглядит результат, к кому идти с вопросами.
• Инструкции на главное. Не толстый регламент, а несколько страниц или видео с экрана по основным процессам.
• Первые дни вместе. Сначала человек смотрит, как делаете вы, потом делает при вас, потом сам.
• Короткие встречи. В первые недели каждый день по пятнадцать минут: что сделано, что непонятно. Потом реже.
• Испытательный срок с понятными критериями. Заранее скажите, по каким результатам вы поймёте, что всё получается.

Регулярные встречи и понятные договорённости дальше становятся основой управления: об этом статьи про регулярный менеджмент и мотивацию сотрудников.

Частые ошибки первого найма

• Нанять знакомого «потому что свой», не обсудив задачи и ожидания.
• Ждать, что сотрудник будет работать так же, как собственник, с первого дня.
• Отдать задачу и не проверять, или наоборот проверять каждый шаг.
• Не записать договорённости о зарплате, графике и обязанностях.
• Нанять раньше, чем понятно, чем будет занят сам собственник.

Больше о типичных ошибках начала пути в статье первый год бизнеса: ошибки. А если первый найм должен помочь вам перестать тонуть в текучке, пригодится материал как выйти из операционки.

Если сомневаетесь, кого брать и стоит ли нанимать вообще, полезно обсудить это с тем, кто уже прошёл этот путь. В клубе «Основа» есть наставничество: опытный предприниматель три месяца ведёт вас к одной цели, и найм первого сотрудника вполне может стать такой целью.

Вопросы и ответы

Когда нанимать первого сотрудника?

Когда вы регулярно не успеваете выполнять заказы или отвечать клиентам, а простые задачи съедают большую часть дня. Важно заранее понять, из каких денег будете платить в первые месяцы.

Кого лучше нанять первым в малый бизнес?

Того, кто освобождает больше всего вашего времени или приносит деньги. Часто это администратор, исполнитель или ассистент. Продавца стоит брать после того, как вы описали свой процесс продаж.

Как оформить первого сотрудника?

Варианты: трудовой договор, договор подряда или работа с самозанятым или ИП. Если человек фактически работает как сотрудник, лучше оформлять трудовой договор. Конкретный вариант обсудите с бухгалтером.

Сколько времени нужно новому сотруднику, чтобы войти в работу?

Зависит от сложности задач. Ускоряют процесс описание обязанностей, короткие инструкции, совместная работа в первые дни и ежедневные короткие встречи на старте.

Что делать, если первый сотрудник не справляется?

Сначала проверьте, понятны ли ему задачи и критерии результата. Если всё объяснено, а результата нет к концу испытательного срока, честно поговорите и расстаньтесь по правилам.